science: e-Mail

e-Mail

E-Mail ย่อมาจาก EIectronic-Mail คือ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ที่ใช้รับส่งกันโดยผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ (สำหรับเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่มีขนาดใหญ่ที่สุดในโลกคือ Internet )การใช้งานก็เหมือนกับเราพิมพ์ข้อความในโปรแกรม word จากนั้นก็คลิกคำสั่ง เพื่อส่งออกไป โดยจะมีชื่อของผู้รับ ซึ่งเราเรียกว่า E-mail Address เป็นหลักในการรับส่ง แต่ถ้าในกรณีที่เป็นการส่งอีเมล หรือข้อความโดยไม่ได้รับอนุญาตจากผู้รับ เราเรียกว่า Spam และเรียก อีเมลนั้นว่าเป็น spam mail
e-mail เป็นการแลกเปลี่ยนข่าวสารระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยผ่านระบบโทรคมนาคม ข่าวสารหรือข้อความของ e- mail จะเป็นไฟล์ประเภทข้อความ อย่างไรก็ตามสามารถส่งไฟล์ประเภทอื่น เช่น ไฟล์ประเภทภาพหรือเสียง เป็นไฟล์ที่แนบไปในรหัสแบบ binary โดย e- mail เป็นสิ่งแรกที่ใช้อย่างกว้างขวางในอินเตอร์เน็ต และเป็นสัดส่วนใหญ่ในการใช้ traffic บนอินเตอร์เน็ต e- mail สามารถแลกเปลี่ยนระหว่างผู้ใช้ของ online service provider กับระบบเครือข่ายอื่น นอกจากนี้ ภายในอินเตอร์เน็ต e- mail เป็นโปรโตคอลแบบหนึ่งที่รวมอยู่ใน Transport Control Protocol/Internet Protocol (TCP/IP) โปรโตคอลที่นิยมสำหรับการส่ง e- mail คือ Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) และโปรโตคอล ที่นิยมในการรับ e- mail คือ POP3 ทั้ง Netscape และ Microsoft ได้รวม e- mail และส่วนประกอบการทำงานใน web browser

ส่วนประกอบของอีเมล จะใช้ในลักษณะของ MIME อินเทอร์เน็ตอีเมล ประกอบไปด้วย 2 ส่วนหลักแยกจากกัน คือ

1. ส่วนหัว Header e-mail ส่วนหัวของอีเมล กำหนดตามมาตรฐาน RFC 2822 โดยทั่วไปส่วนหัวประกอบด้วยข้อความและตามด้วยเครื่องหมาย ":" และตามด้วยข้อมูล ในแต่ละข้อมูลจะประกอบไปด้วยอย่างน้อย 4 หัวข้อ ได้แก่

          1.1 จาก : ที่อยู่อีเมลผู้ส่ง และอาจจะประกอบด้วย ชื่อและนามสกุล
         1.2 ถึง : ที่อยู่อีเมลผู้รับ และอาจจะประกอบด้วย ชื่อและนามสกุล สามารถมีได้มากกว่า 1 คน แยกกันด้วย เครื่องหมาย ","
         1.3 หัวข้อเรื่อง : สรุปเนื้อความของข้อมูลเพื่อให้ผู้รับสามารถเข้าใจเนื้อหาของข้อความคร่าวๆ
         1.4 สำเนา (Cc, Carbon copy)ใช้สำหรับในการส่งข้อความเดียวกันให้คนอื่น (ที่ใช้เครื่องพิมพ์ดีด กระดาษคาร์บอน ใช้ซ้อนในการพิมพ์จดหมาย)
2. ส่วนเนื้อความของอีเมลเป็นเนื้อหาที่ต้องการสื่อสาร ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และอาจแนบไฟล์ไปกับเนื้อหาได้ด้วยการแบ่ง MIME แบบ multipart

โครงสร้างและรูปแบบของชื่ออีเมล์ในเบื้องต้น
ถ้าใครได้เคยเห็นรูปแบบ และชื่อของอีเมล์มาบ้างแล้ว ลองมาทำความเข้าใจกับ ระบบการตั้งชื่ออีเมล์กันก่อน สมมติว่าใครคนหนึ่ง บอกอีเมล์ของเขามาว่าsomchai@hotmail.com (อ่านออกเสียงว่า สมชาย-แอต-ฮอทเมล์ ดอทคอม เครื่องหมาย @ จะออกเสียงว่า "แอต"ซึ่งจะเป็นสิ่งที่ใช้คั่นอยู่ระหว่าง ชื่อและ server ของอีเมล์นั้น ๆเสมอ ชื่อของ server ที่ลงท้ายนี้ อาจจะเปลี่ยนไปได้ตามชื่อของ server ที่เปิดให้บริการอีเมล์นั้น ๆ ด้วยเช่น อาจจะลงท้ายด้วย @yahoo.com @thailand.com @mail.com หรืออะไรก็ได้ครับ ที่มีเปิดให้บริการ

คำศัพท์ที่เกี่ยวกับอีเมล

§ e-mail = Electronic mail คือ จดหมายอิเลคทรอนิคส์ที่ร่อนส่งกันไปมาในอินเตอร์เน็ต

§ e-mail Address คือ ที่อยู่ทางอีเมล์คล้ายๆกับที่อยู่ที่คุณจ่าหน้าบนซองจดหมายทั่วๆไป

§ Inbox หมายถึง กล่องหรือที่สำหรับเก็บอีเมล์ ที่มีผู้ส่งเข้ามา

§ Outbox หมายถึง กล่องหรือที่เก็บอีเมล์ ที่กำลังจะส่งออกไปหาผู้อื่น

§ Sent Items หมายถึง กล่องหรือที่เก็บอีเมล์ ที่เราได้เคยส่งออกไปหาผู้อื่นแล้ว

§ Delete Items หมายถึง กล่องหรือที่เก็บอีเมล์ ที่ได้ทำการลบทิ้งจาก Inbox แต่ยังเก็บสำรองไว้อยู่

§ Drafts หมายถึงกล่อง หรือที่เก็บอีเมล์ สำหรับใช้เก็บอีเมล์ต่าง ๆ ชั่วคราว ซึ่งอาจจะมีหรือไม่มีก็ได้

§ Compose หรือ New Mail จะเป็นการส่งอีเมล์ใหม่ ไปหาผู้อื่น

§ Subject หมายถึง หัวข้อของอีเมล์ที่เราจะเขียนหรือส่งออกไป

§ Attach หมายถึง การแนบไฟล์เอกสาร หรือโปรแกรมต่าง ๆ ไปกับอีเมล์ฉบับนั้น

§ Address Book หมายถึง สมุดรายชื่อของอีเมล์ต่าง ๆ ที่เราสามารถเก็บไว้ เพื่อให้นำมาใช้งานได้ง่ายขึ้น

§ Cc: (Carbon Copy) เป็นการส่ง mail ให้กับผู้รับหลาย ๆ คน โดยที่ทุกคนทราบว่า จดหมายฉบับนี้ี้ถูกทำสำเนา เพื่อที่จะส่งให้ผู้รับหลายคน

§ Bcc: (Blind Carbon Copy) เป็นการส่ง mail ให้กับผู้รับหลาย ๆ คนโดยที่ทุกคนไม่ทราบว่า จดหมายฉบับนี้ถูกทำสำเนาเพื่อที่จะส่งให้ผู้รับหลายคน

§ Reply หมายถึง การส่งตอบจดหมายกลับไปยังผู้ส่ง

§ Forward หมายถึง ส่งไปทั้งต้นฉบับ

ประโยชน์ของ E-Mail
1. รวดเร็ว เชื่อถือได้
2. ประหยัดค่าใช้จ่ายในการส่ง และลดการใช้กระดาษ
3. ลดเวลาในการส่งเอกสารลง เพราะผู้ส่งไม่ต้องเสียเวลาไปส่งเอง หรือรอไปรษณีย์ไปส่งให้
4. ผู้ส่งสามารถส่งเอกสารได้ตลอดไม่จำกัดเวลา หรือระยะทางในการส่ง ในขณะที่ผู้อ่านก็สามารถเปิดอ่านเอกสารได้ตลอดเวลาเช่นเดียวกัน
5. สามารถส่งต่อกันได้สะดวก และผู้ส่งสามารถส่งให้ผู้รับได้พร้อมๆกันหลายคนในเวลาเดียวกัน

E-mail Address - เรื่องของจดหมายอิเลคทรอนิกส์

หลาย ๆ ท่านอาจคุ้นเคยกับการใช้ Email มาบ้างแล้ว แต่อีกหลายท่านก็คงยังไม่เคยใชั ดังนั้นเราลองมาศึกษาพร้อม ๆกับดูซิว่า Emai มีกี่แบบและมีวิธีการใช้งานอย่างไรบ้าง

E-Mail (Electronic Mail) - จดหมายอิเลคทรอนิกส์ คืออะไร

คือจดหมายอิเลคทรอนิกส์ ที่ใช้รับส่งกันโดยผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์บางแห่งใช้เฉพาะภายใน บางแห่งใช้เฉพาะภายนอกองค์กร (สำหรับเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่มีขนาดใหญ่ที่สุดในโลกคือ internet) การใช้งานก็เหมือนกับเราพิมพ์ข้อความในโปรแกรม word จากนั้นก็คลิกคำสั่ง เพื่อส่งออกไป โดยจะมีชื่อของผู้รับ ซึ่งเราเรียกว่า Email Address เป็นหลักในการรับส่ง
รูปแบบชื่อ Email Address yourname@it-guides.com
1. yourname คือ ชื่อของคุณ สามารถตั้งเป็นชื่ออะไรก็ได้

2. เครื่องหมาย "@" สำหรับกั้นระหว่าง ชื่อ กับ ชื่อเวปไซท์ หรือ domain name

3. it-guides.com คือ ชื่อเวปไซท์ หรือ domain name
ชนิดของการรับส่ง E-mail
1. รับส่งโดยใช้โปรแกรม Email โดยเฉพาะ เช่น Outlook Express, Eudora
2. รับส่งโดยผ่าน Web site เช่น www.yahoo.com, www.hotmail.com
3. รับส่งโดยผ่าน Web Browser เช่น Netscape, IE เป็นต้น
การรับส่ง Email โดยปกติจะต้องมีการกำหนด Configuration เพื่อกำหนด Incoming Mail และ Outgoing Mail Server ซึ่งทำให้เกิดความยุ่งยากในการ check mail เนื่องจากบางคนไม่ได้มีเครื่องคอมพิวเตอร์เป็นของตนเอง หรือบางคนอาจจะต้องเดินทางบ่อย ๆ ทำให้ไม่ค่อยสะดวก ดังนั้น แบบที่ 2 คือ check email ผ่าน Web site จึงมีผู้นิยมมากที่สุดในโลก เนื่องจากไม่จำเป็นต้องกำหนด Configuration อะไรทั้งสิ้น แค่เพียงคุณสมัครเป็นสมาชิกกับ Web site ที่ให้บริการ แค่จำชื่อ User และ Password เท่านั้น คุณก็สามารถจะตรวจสอบ Email ได้จากที่ต่าง ๆ ทั่วโลก... (การลงทะเบียนเพื่อขอ E-mail แบบที่ 2 นี้จะเป็นการให้บริการฟรี!)

Web site ที่ให้บริการ Email ฟรี ได้แก่
1. www.yahoo.com
2. www.hotmail.com
3. www.thaimail.com
4. www.mweb.co.th

วิธีการใช้งานทั่วไป

1. TO - หมายถึง ชื่อ Email สำหรับผู้รับ
2. FROM - หมายถึง ชื่อ Email สำหรับผู้ส่ง
3. UBJECT - หมายถึง หัวข้อเนื้อหาของจดหมาย
4. CC - หมายถึงสำเนา Email ฉบับนี้ไปให้อีกบุคคลหนึ่ง
5. BCC - หมายถึงสำเนา Email ฉบับนี้ไปให้อีกบุคคลหนึ่ง แต่ผู้รับ (TO) จะไม่ทราบว่าเราสำเนาให้ใครบ้าง
6. ATTACHMENT - ส่ง file ข้อมูลแนบไปพร้อมกับ Email

เทคนิคการใส่ขื่อ Email
1. ปกติชื่อ Email ประกอบด้วย yourname@it-guides.com เป็นต้น แต่เราสามารถใส่ชื่อของเราเพิ่มเข้าไปได้ด้วย ดังตัวอย่าง
Somsri "yourname@it-guides.com"
2. การส่ง Email พร้อมกันหลายคน เราสามารถส่งโดยใช้ช่อง CC ได้ หรือถ้าต้องการส่งในช่อง TO หลายคน เราสามารถใส่เครื่องหมายคอมม่า "," แยกระหว่าง Email ได้

ตัวอย่าง

การตั้งค่าการแสดงผลตัวอย่าง Email บน iPhone

จริงๆแล้วทุกวันนี้หลายคนใช้งาน Email โดยที่ไม่ได้สนใจการตั้งค่าแต่อย่างใด เพียงแค่ตั้งค่าในครั้งแรกก็ถือเป็นอันจบไป แต่บางทีการตั้งค่าบางอย่างก็ถือเป็นสิ่งที่จำเป็น และทำให้เกิดประโยชน์ต่อการใช้งานมากขึ้น เช่นเดียวกับการแสดงผลตัวอย่างของ Email เพราะเพียงแค่เห็นตัวอย่าง เราก็สามารถรู้ว่า Email เหล่ามีสาระสำคัญอะไรบ้าง หรืออาจเป็น Email ที่เราต้องการอยู่ก็ได้

วิธีการตั้งค่าการแสดงผล Email